Política de Privacidad – WhatsApp

1. Información General

G360co S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida bajo las leyes de la República de Colombia e inscrita en la Cámara de Comercio de Dosquebradas, con domicilio en DG 3 NRO. 34 T02, Acqua Hills, Dosquebradas, Risaralda, Colombia, identificada con NIT 901.967.190-1, es proveedor de tecnología independiente (Tech Provider) de la plataforma WhatsApp Business API. A través de la marca G360co ofrece soluciones de mensajería, plataformas digitales, aplicaciones móviles y servicios en línea a sus clientes empresariales.

1.1 Alcance y audiencia

Esta política aplica al tratamiento de datos personales en el contexto de los servicios de WhatsApp Business API prestados por G360co S.A.Sy cubre dos tipos de titulares:

• Clientes empresariales: copropiedades, administraciones y organizaciones que contratan la plataforma G360co y configuran canales de WhatsApp para su operación.
• Usuarios finales: residentes, propietarios, visitantes u otras personas que interactúan con dichos canales de WhatsApp (envío o recepción de mensajes).

Para la aplicación móvil G360 Residentes, consulte la política en https://g360co.com/privacidad. Los términos de uso del canal WhatsApp se encuentran en Términos y Condiciones del Servicio.

2. Marco Legal Aplicable

Esta política de privacidad se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", el Decreto 1377 de 2013, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normativas vigentes en materia de protección de datos personales.

Adicionalmente, el uso de WhatsApp Business API implica el cumplimiento de los Términos de WhatsApp Business, los WhatsApp Business Solution Terms y las políticas de la plataforma Meta para desarrolladores, en la medida en que resulten aplicables.

3. Definiciones y roles en el tratamiento

Para efectos de esta política, se entenderá por:

• Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos de la Plataforma (Platform Data): Información obtenida a través de WhatsApp Business API, Meta for Developers o servicios asociados, incluyendo identificadores, metadatos de mensajes y datos de perfil de WhatsApp.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Cliente: Persona jurídica que contrata los servicios de G360co (por ejemplo, una copropiedad o administración).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
• Responsable del Tratamiento: Entidad que decide sobre la finalidad y el medio del tratamiento. Frente a usuarios finales que interactúan por WhatsApp en nombre de un Cliente, el Cliente (copropiedad o administración) actúa generalmente como responsable; G360co S.A.S. actúa como encargado del tratamiento, procesando datos por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones contractuales.
• Encargado del Tratamiento: G360co S.A.S., cuando presta la plataforma tecnológica y procesa datos personales por cuenta del Cliente, únicamente para las finalidades autorizadas y sin utilizarlos para fines propios distintos a la prestación del servicio.

Respecto de la relación comercial directa con G360co (contratación, facturación, soporte al Cliente), G360co S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos del representante o contacto del Cliente.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por G360co S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades:

4.1 Finalidades Principales

• Gestión y administración de la relación comercial y contractual con nuestros clientes.
• Prestación de servicios tecnológicos, consultoría y soluciones digitales.
• Comunicación directa con usuarios a través de diversos canales, incluyendo WhatsApp Business API.
• Envío de notificaciones, recordatorios y mensajes transaccionales relacionados con nuestros servicios.
• Gestión de soporte técnico y atención al cliente.

4.2 Finalidades Secundarias

• Envío de información comercial y promocional sobre nuestros servicios.
• Realización de estudios de mercado y análisis estadísticos.
• Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
• Prevención del fraude y gestión de riesgos.

5. Tipos de Datos Recolectados

G360co S.A.S. recolecta y trata los siguientes tipos de datos personales, según la interacción del titular con nuestros servicios:

5.1 Datos de Identificación Personal

• Nombres y apellidos completos
• Número de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, pasaporte)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad

5.2 Datos de Contacto

• Dirección de correo electrónico
• Números de teléfono fijo y móvil
• Dirección física de residencia o trabajo

5.3 Datos Profesionales y Laborales

• Profesión u ocupación
• Cargo o función desempeñada
• Información laboral y empresarial

5.4 Datos Sensibles

G360co S.A.S. NO recolecta ni trata datos sensibles (como información sobre salud, orientación sexual, afiliación política, religiosa o sindical, datos biométricos, datos genéticos, o cualquier otro dato que pueda afectar la intimidad del titular) sin el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos excepcionales previstos en la ley.

5.5 Datos obtenidos a través de WhatsApp Business API

Cuando usted interactúa con un canal de WhatsApp operado mediante la plataforma G360co, podemos recibir y procesar, directamente o a través de Meta/WhatsApp, entre otros:

• Número de teléfono asociado a la cuenta de WhatsApp.
• Nombre y foto de perfil de WhatsApp, cuando estén disponibles.
• Contenido de mensajes enviados o recibidos (texto, imágenes, documentos, audio, video y otros archivos adjuntos).
• Metadatos de mensajería: fecha y hora, identificadores de conversación, estados de entrega, lectura y error.
• Respuestas a plantillas, botones interactivos, listas y flujos automatizados.
• Preferencias de comunicación registradas (por ejemplo, baja de mensajes comerciales u opt-out).
• Identificadores técnicos de cuenta de WhatsApp Business (WABA), número emisor y datos de configuración del canal.

5.6 Datos recolectados automáticamente

Al utilizar la plataforma, nuestros sistemas pueden registrar automáticamente información técnica necesaria para operar, asegurar y auditar el servicio, tales como:

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y dispositivo (cuando accede a interfaces web de G360co).
• Registros de servidor, eventos de webhooks, logs de integración API y trazas de errores.
• Identificadores de sesión, tokens de autenticación y marcas de tiempo de actividad.
• Datos de uso agregados sobre el funcionamiento de la plataforma y canales de mensajería.

6. Derechos del Titular de los Datos

Conforme a la legislación colombiana vigente, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

6.1 Derechos ARCO

• Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Rectificación: Corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
• Cancelación: Suprimir datos cuando no se cumplan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos legítimos.

6.2 Otros Derechos

• Revocación: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.
• Información: Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Prueba de Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Reclamo: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.3 Baja de comunicaciones por WhatsApp (opt-out)

Si no desea recibir mensajes comerciales o no esenciales por WhatsApp, puede revocar su consentimiento o oponerse al tratamiento con fines de ese tipo mediante:

• El enlace de cancelación de suscripción incluido en las respuestas automáticas enviadas desde la plataforma G360co cuando usted escribe al canal.
• Solicitud por correo a privacidad@g360co.com, indicando su número de contacto.
• Bloqueo del número en la aplicación WhatsApp.

El detalle del procedimiento y las limitaciones para mensajes operativos obligatorios se describe en los Términos y Condiciones del Servicio.

6.4 Solicitud de eliminación de datos

Conforme a la normativa aplicable y a las políticas de la plataforma Meta, usted puede solicitar la eliminación de sus datos personales tratados por G360co en el marco de los servicios descritos en esta política. Para ello, siga cualquiera de estos pasos:

1. Envíe un correo a privacidad@g360co.com con el asunto "Solicitud de eliminación de datos", indicando su nombre completo, número de WhatsApp o correo asociado, y una descripción de la solicitud.
2. Complete el formulario de ejercicio de derechos ARCO al final de esta página y seleccione la opción Cancelación – Eliminar sus datos.
3. Si sus datos fueron tratados en nombre de una copropiedad o administración Cliente, también puede dirigir la solicitud a dicha entidad; G360co atenderá las solicitudes que le correspondan como encargado del tratamiento.

Plazo de respuesta: confirmaremos la recepción de su solicitud y responderemos en un máximo de 10 días hábiles. La eliminación efectiva se realizará en un plazo razonable una vez verificada su identidad.

Excepciones: podremos conservar determinados datos cuando exista una obligación legal, un deber contractual vigente, una base legítima para mensajes operativos indispensables, o la necesidad de conservar evidencia para la defensa de reclamaciones, siempre por el tiempo estrictamente necesario y de forma limitada.

Si eliminó una aplicación o integración vinculada a Meta desde la configuración de su cuenta de Facebook y solicitó la eliminación de datos asociados, G360co procesará dicha solicitud conforme a los mecanismos técnicos y contractuales aplicables con Meta.

7. Mecanismos para Ejercer los Derechos

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, puede utilizar cualquiera de los siguientes mecanismos:

8. Compartición de datos con clientes y terceros

Para prestar el servicio contratado, G360co puede compartir datos personales con:

• El Cliente contratante (copropiedad, administración u organización usuaria de la plataforma), quien define el alcance de las comunicaciones con usuarios finales y puede acceder a conversaciones, contactos y reportes operativos según la configuración del servicio.
• Subencargados y proveedores tecnológicos que apoyan la operación de la plataforma, siempre bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos equivalentes a las descritas en esta política.

G360co no vende datos personales de usuarios finales a terceros. El tratamiento por cuenta del Cliente se limita a las finalidades autorizadas en el contrato y en esta política.

9. Transferencia Internacional de Datos y Subencargados

En el desarrollo de nuestras actividades, G360co S.A.S. puede transferir datos personales a terceros ubicados fuera del territorio colombiano. Los principales subencargados y categorías de proveedores incluyen, sin limitarse a:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API / Cloud API) — mensajería y procesamiento de datos de la plataforma WhatsApp. Consulte la Política de Privacidad de WhatsApp.
• Proveedores de infraestructura en la nube y hosting (por ejemplo, Google Firebase / Google Cloud) — alojamiento de sitios web, bases de datos y servicios backend.
• Proveedores de correo y notificaciones (por ejemplo, EmailJS u otros servicios de envío de correo) — recepción de solicitudes de derechos ARCO y comunicaciones operativas.
• Proveedores de autenticación, monitoreo y seguridad necesarios para la operación, disponibilidad y protección de la plataforma.

En todos los casos, se garantizará el cumplimiento de estándares adecuados de protección conforme a la legislación colombiana, se implementarán medidas de seguridad correspondientes y se exigirá a los subencargados el tratamiento de datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y para las finalidades autorizadas.

10. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, incluyendo:

• Durante la vigencia de la relación contractual entre G360co y el Cliente, y mientras el usuario final mantenga una relación operativa con el canal de WhatsApp correspondiente.
• Hasta 5 años después de la finalización del contrato o última interacción relevante, cuando sea necesario para obligaciones legales, contables, de auditoría o defensa de reclamaciones, salvo que el titular solicite su eliminación y no exista base legal para conservarlos.
• Logs técnicos y de seguridad: por el plazo estrictamente necesario para diagnóstico, prevención de fraude e incidentes, generalmente no superior a 12 meses, salvo obligación legal distinta.

Transcurridos estos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

11. Medidas de Seguridad

G360co S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y legales para proteger la información personal contra:

• Acceso no autorizado o fraudulento a bases de datos o archivos.
• Pérdida, alteración, adulteración o destrucción de datos personales.
• Uso, divulgación o transferencia no autorizada de información personal.
• Interceptación o captura no autorizada de datos personales.

12. Autorización del Titular

Al proporcionar sus datos personales o interactuar con los canales de G360co, el titular manifiesta de manera expresa, previa, informada y voluntaria su autorización para el tratamiento de los mismos, de conformidad con las finalidades descritas en esta política, cuando dicha autorización sea requerida por la ley aplicable.

13. Servicios de terceros: WhatsApp y Meta

El servicio de mensajería por WhatsApp es operado por Meta Platforms, Inc. G360co no controla las políticas, disponibilidad ni funcionamiento de WhatsApp. El uso del canal implica que determinados datos son tratados también por Meta conforme a:

• Política de Privacidad de WhatsApp
• Términos de WhatsApp Business
• WhatsApp Business Solution Terms

Le recomendamos revisar dichas políticas para comprender cómo Meta trata la información en el ecosistema WhatsApp.

14. Modificaciones a la Política

G360co S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor desde su publicación en https://g360co.com/whatsapp-privacy-policy. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para estar al tanto de cualquier cambio.

15. Autoridad de Control

Para el ejercicio de sus derechos y la presentación de quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales, puede contactar a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su página web: www.sic.gov.co

16. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico del sitio y personalizar el contenido. Estas tecnologías pueden incluir:

• Cookies Esenciales: Necesarias para el funcionamiento básico del sitio web.
• Cookies de Rendimiento: Para analizar cómo los usuarios navegan por nuestro sitio.
• Cookies de Funcionalidad: Para recordar sus preferencias y configuraciones.

Puede gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar ciertas cookies puede afectar la funcionalidad de nuestro sitio web.

17. Notificación de Brechas de Seguridad

En caso de una violación de seguridad que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo nuestro control, G360co S.A.S. implementará las siguientes medidas:

• Notificación a Autoridades: Comunicación a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.
• Notificación a Titulares: Información a los titulares afectados sobre la naturaleza del incidente y las medidas adoptadas.
• Medidas Correctivas: Implementación inmediata de acciones para mitigar los riesgos y prevenir futuras violaciones.
• Documentación: Registro detallado del incidente y las medidas adoptadas para su resolución.

18. Cumplimiento con Estándares Internacionales

G360co S.A.S. se compromete a mantener estándares de protección de datos personales que cumplan con las mejores prácticas internacionales, incluyendo pero no limitándose a:

• Principios de privacidad por diseño y por defecto.
• Evaluaciones de impacto en la protección de datos (EIPD).
• Auditorías regulares de seguridad y cumplimiento.
• Capacitación continua del personal en materia de protección de datos.